výchozí situaci
Pro středně velkou společnost by měl být tento nebo podobný scénář dobře znám: zaměstnanci z různých oddělení objednávají speciální nebo přizpůsobené produkty, které nelze nalézt v katalogových řadách. To spouští časově náročné procesy pro kolegy v nákupu nebo v odborných odděleních. Nákup musí předem objasnit, zda existují nějaké nabídky na tyto produkty a od kterého dodavatele si můžete položky vyžádat. Dále musí být potvrzeno, zda je kolegovi umožněno objednat si tento článek z důvodu jeho oprávnění a postavení.
Tento proces zabírá čas na straně firmy i dodavatele, což je spojeno s vyššími náklady a okrádá kapacity pro důležitější úkoly. Objednávky na speciální nákupy nebo jednorázové požadavky just-in-time se navíc v automatizovaném procesu obtížně realizují.
BOOSTRACK tuto práci rád udělá za vás!
Analýza BOOSTRACK
Přesně s touto výzvou jsme dokázali podpořit jednoho z našich zákazníků, globálního dodavatele automobilového průmyslu z jižního Německa. Protože kombinace klíčových kompetencí v oblasti interiéru, elektrotechniky, elektroniky a e-mobility činí našeho zákazníka jedinečným v celém odvětví, a proto jsou středem zájmu ad hoc objednávky a speciální zakázky bez zpoždění nebo selhání.
Při diskusích o projektu s oddělením nákupu nám bylo řečeno o obrovském množství pracovně náročných požadavků. Bohužel pokus zpracovat části nákupu přes tržiště nepřinesl uspokojivý výsledek. Nezanedbatelné procento procesů se nepodařilo zmapovat. Přibližně 20-30 % zůstalo v konvenčním procesu BANF – bohužel to byly časově nejnáročnější nákupní procesy, které vyžadovaly výzkum, články a dokonce i vytvoření dodavatele. Navíc existovala potřeba zpracovat tyto procesy ve standardizovaném objednávkovém systému prostřednictvím OCI shopu.
Realizace
Když jsme v roce 2006 začínali, propojili jsme náš internetový obchod založený na nákupním řešení Onventis přes OCI s tehdejší platformou HealyHudson, dnes přímo se SAP. S uživateli v závodě byla uzavřena dohoda, že budoucí požadavky již nebudou adresovány internímu oddělení nákupu, ale přímo dodavateli (Lingemann). Zkoumáme a katalogizujeme produkty specifické pro zákazníka, speciální nebo jednorázové nákupy a náhražky produktů a zpřístupňujeme je zákazníkovi jako dočasný poptávkový katalog v internetovém obchodě. Aktualizuje se každou hodinu. Zasíláme také PDF nákupnímu oddělení k náhodnému testování, což zaručuje sledovatelný a ověřitelný proces.
Abychom zajistili i dostupnost rychloobrátkového zboží, zřídili jsme sklad u vlastního poskytovatele služeb - Personal (Lingemann). Tam je skladované zboží sbaleno pomocí výše popsaných procesů a doručeno na místo určení v jedné zásilce. A to v definovaném časovém rámci a dle specifikace balení zákazníka.
Provoz a průběžná optimalizace
Od prvotního sortimentu a cenové kontroly po realizaci projektu u všech našich zákazníků uběhlo pouhých 8 měsíců. Po úspěšném založení projektu v Německu byly v roce 2010 integrovány další pobočky našeho zákazníka v Rumunsku.
Aby byla zajištěna transparentní komunikace o objednávkách a vyúčtování, probíhalo vychystávání na depu pro zákazníka podle nákladových středisek a uživatelů. Zahrnuty byly měsíční zprávy podle závodů a skupin produktů a také podrobné zprávy o úsporách, později dokonce napříč zeměmi.
Do budoucna jsme s naším zákazníkem plánovali vyvinout centrální řešení pro obstarávání standardních položek v Evropě, aby si každý uživatel mohl přímo zakoupit definovanou standardní položku bez dalších dotazů.
Měřitelný úspěch
Přijatými opatřeními se našemu zákazníkovi podařilo zredukovat zhruba 680 dodavatelů a výrazně snížit počet denních rampových kontaktů na závod. Bylo možné spojit kontaktní osoby různých výrobců, protože tato komunikace nyní probíhá prostřednictvím našeho partnera Lingemann.
Náš zákazník tak mohl získat komplexní kontrolu nad celým objednávkovým procesem a zautomatizoval své pracovní procesy u nás. Sortiment jsme přizpůsobili přesně požadavkům zákazníka a změny lze kdykoliv dohledat na prodejně.